NTP Infra werkt efficiënter samen

NTP Groep is specialist en adviseur  op de vakgebieden infrastructuur, milieutechniek en bouwkunde. NTP ontzorgt haar opdrachtgevers vanaf de ideefase tot en met beheer & onderhoud. Om de opdrachtgevers maximaal te ontzorgen is de inzet van de juiste middelen een noodzaak. Werd er voorheen in de vergaderruimte nog met een flipover gewerkt, sinds kort wordt er gewerkt met  SMART Boards in de SMART room. Door het gebruik van SMART Boards wordt er efficiënter gewerkt en kan er optimaal worden ingespeeld op de wensen van de klant.

Wij spreken met Daniël Haarhuis. Daniël is Tendermanager bij NTP Infra, hij houdt de samenwerking binnen de verschillende ketens nauwlettend in de gaten, zodat dit zo optimaal mogelijk verloopt.

Vergaderen old school
“Voorheen stond er bij NTP Infra een flipover in de vergaderruimte en werd het gesprek aan tafel gevoerd. Met een beetje geluk stond er iemand op om aantekeningen op de flipover te maken”, aldus Daniël.
“Voor de vastlegging van de resultaten van een meeting werden er aan het einde van de meeting foto’s van de flipover gemaakt en samengebundeld met eigen gemaakte notities. De informatie stond niet centraal en veelal ook niet digitaal. Voor een vervolgsessie moesten alle aantekeningen weer worden doorgespit. Dit moest anders, we wilden efficiënter informatie gaan uitwisselen en alles goed digitaal en centraal vastleggen.

Eerste ervaring met SMART Board
We hadden nog geen idee wat er zoal beschikbaar was en kwamen tijdens onze zoektocht met adviesbureau RHDHV in contact. RHDHV had een aantal SMART Boards hangen, dit sprak ons direct aan. We hebben bij RHDHV een meeting gepland om te ervaren of een SMART Board voldeed aan onze wensen en verwachtingen. Deze meeting was voor ons doorslaggevend.
Bij NTP werken we veel samen met opdrachtgever, onderaannemers, leveranciers maar ook zeker in bouwcombinaties. Ook bij diverse bouwpartners kwamen we SMART Boards tegen. Er zijn veel bedrijven die het gebruiken met hetzelfde doel: efficiënter informatie uitwisselen. We zijn actief op zoek gegaan naar de juiste partner en kwamen al snel uit bij Allinco VCS. In het Experience center van Allinco VCS hebben we de verschillende oplossingen bekeken en al snel bleek dat wij ons huiswerk goed hadden gedaan. SMART Board was dé oplossing voor NTP.

SMART room
Onze vergaderruimte hebben wij omgedoopt tot SMART room. We hebben gekozen voor SMART Board 8065, dit is een 65”interactief flatpanel. We hebben in onze SMART Room drie schermen hangen. De SMART Boards zijn voorzien van de Autocad plugin, hierdoor vinden nu ook ontwerpsessies met onze opdrachtgevers bij ons plaats. De ontwerper en de opdrachtgever werken dan samen in de tekening, hierdoor werk je optimaal samen omdat je op bepaalde pijnpunten in de tekening kunt inzoomen. Op deze manier worden ontwerpissues zichtbaar gemaakt en direct opgelost.

Onze SMART room is een prettige ruimte geworden, net even anders ingericht dan de rest van het kantoor. De sfeer en de schermen zorgen voor een compleet plaatje. Met onze SMART room behoren zittende sessies tot het verleden. We ervaren door het gebruik van de SMART Boards, in combinatie met hoge tafels en krukken, dat men veel sneller van de kruk afkomt en bij het scherm gaat staan. Vanzelfsprekend zijn er ook mensen die je moet motiveren om op het SMART Board te schrijven. Ik merk dat wanneer ik zeg; “ Wat je nu zegt, schrijf dat maar eens op.”, men over een bepaalde drempel wordt getrokken. Het gros van NTP heeft de nieuwe manier van vergaderen met open armen ontvangen. Men is er actief mee aan de slag gegaan om zich het SMART Board eigen te maken. De jongere generatie loopt er sneller mee weg dan wat oudere collega’s, zij hebben soms iets meer hulp nodig. Ik houd het op een afstand in de gaten en spring bij indien nodig. Ze moeten een volgende keer ook weer voor het SMART Board kiezen, des te eerder zijn zij vertrouwd met deze nieuwe manier van werken.

Bezettingsgraad SMART room hoger dan verwacht
SMART Boards zijn “hufterproof” en daar waren we naar op zoek. Voor ons hoeft de samenwerkingsoplossing niet allerlei foefjes te hebben, als het SMART Board het maar direct doet, dat is voor ons belangrijk. We zien dat de SMART room nu voor meerdere overleggen wordt gebruikt. De  bezettingsgraad is hoger dan 70%, onze schatting zat op 40%!
Men kiest eerder voor een overleg met het scherm erbij, want al onze projecten zijn nu digitaal beschikbaar. De SMART room wordt over het algemeen van te voren gereserveerd, maar we zien ook vaak dat de ruimte voor een kort overleg wordt gebruikt wanneer deze beschikbaar is.

Succesvolle implementatie
We kijken terug op een succesvolle implementatie. Allinco VCS is een pro-actieve partij, dat vinden wij belangrijk. De service is goed en het onderhoud wordt automatisch ingepland. De helpdesk werkt ook altijd snel en goed. De helpdesk van Allinco VCS maakt gebruik van Teamviewer, hierdoor wordt het scherm overgenomen en het probleem opgelost.

Door binnen NTP te werken met SMART Boards, werken we veel efficiënter samen!”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

door: NTP Infra