Het SMART Room System als aanjager voor juist gebruik van MS Lync 2013

Zeer regelmatig verzorgen wij sessies bij onze klanten over het SMART Room System voor Microsoft Lync. Waar klanten een 'knoppentraining' verwachten, leggen wij echter de focus op het functionele gebruik van de hardware in de meeting. Hoe kunt u deze technologie slim gebruiken, zodat uw online meeting efficienter verloopt? 

Collaboration
We zien dat Lync 2013 in veel bedrijven vrijwel uitsluitend wordt gebruikt voor Unified Communications. Chat, presence, audio en video zijn bij de meeste bedrijven bekend. Men kent deze functies vanuit het vroegere MSN en Skype. 
Waar men zich niet van bewust is, is dat Lync juist ook tools biedt voor Collaboration. Dé challenge voor bedrijven is momenteel om de werknemers beter en efficienter te laten samenwerken. De tools die Lync (en in de toekomst Skype for business) daarvoor biedt, worden vaak niet gekend. 

Presenteren via Lync
Wanneer in een online Lync meeting een presentatie wordt gegeven, geven vrijwel al onze klanten aan dat te doen door hun scherm te delen in de Lync sessie. Dit heeft als direct gevolg dat de bandbreedtegebruik van de call sterk zal toenemen, waardoor de kwaliteit van de call achteruit gaat. Men is zich niet bewust van de mogelijkheid om een Powerpoint presentatie vóór de meeting te uploaden, waardoor elke deelnemer een lokale kopie van de presentatie te zien krijgt, en er gezamelijk aantekeningen kunnen worden gemaakt ín de Powerpoint presentatie. Helemaal gelukken zijn onze klanten als ze dan zien dat de presentatie, inclusief de gemaakte aantekeningen, na de meeting te downloaden zijn, waardoor iederen over dezelfde versie van de notes beschikt. 

Audio via Lync
Bij diverse klanten hebben we gezien dat men klaagt over de audiokwaliteit van een Lync meeting. Af en toe wordt zelfs naast een Lync meeting een conferencecall via de telefoon opgezet. Wanneer we dan doorvragen, blijkt dat er deelnemers bij de call zijn, die achter hun laptop zitten, in een kantooromgeving, met gedurende de hele call hun microfoon open. Eén van de tips die we geven is om de microfoon uit te schakelen zolang je niets te zeggen hebt, en bij voorkeur met een headset te werken. Dit verbetert de kwaliteit van de vergadering drastisch, zodat de energie in de inhoud kan worden gestoken, in plaats van in het opzetten van een tweede lijn voor audio. 

Onze Collaboration Consultants helpen u graag met waardevolle tips en trucs om uw (online)vergaderingen nog slimmer, sneller en efficienter te organiseren. Neemt u gerust contact met ons op voor een nadere kennismaking! 

Meer nieuws

Experience center under construction

De vakantieperiode is gestart, dit is voor ons een m...

verder lezen

Samenwerking met The Agile Coach Company

In Agile organisaties zijn transparantie, visualisat...

verder lezen

Ideale conferenceroom

Hoe ziet jouw ideale conferenceroom eruit?Wij levere...

verder lezen

Meeting rooms of Huddle rooms, hoe manage je ze?

Wat is de bezettingsgraad en hoe voorkom je tijdverl...

verder lezen