vergaderingen die NIET productief zijn

Gedurende een gemiddelde week heeft een medewerker binnen een grote organisatie rond de 20 bijeenkomsten gepland staan. Tijdens een extreme week kan dit verdrievoudigd worden, waardoor hij voortdurend van vergadering naar vergadering gaat. En allemaal meetings waarvan van tevoren niet te voorspellen is hoe deze zullen verlopen. Vergaderingen zijn in te delen in goede, minder goede, slechte en hele slechte vergaderingen. Maar wat is nou een (hele) slechte vergadering? Slechte vergaderingen zijn in vijf categorieën onder te verdelen: 

1. “Conference Call meeting” 
Iedereen zit tijdens deze meeting afgezonderd. Tijdens dit soort vergaderingen wordt er over en weer met elkaar gesproken en vallen er vaak vervelende lange stiltes. Uit dit type vergaderingen vloeien vaak veel actiepunten die uiteindelijk tot niets leiden omdat er niemand na afloop het voortouw neemt 

2. “De terugkerende projectvergadering” 
Dit type vergaderingen gaan altijd goed van start. Een ieder is gedreven, betrokken en productief. Er wordt samen naar een einddoel gewerkt. Echter voelen deze bijeenkomsten na een paar weken uitzichtloos. Iedere keer wordt dezelfde Powerpoint presentatie getoond met hier een daar een update om de voortgang van het project in kaart te brengen. Wanneer het project bijna voltooid is neemt het aantal deelnemers aan de meeting sterk af. Houd de vergadering dynamisch en laat men tijdens de vergaderingen niet zitten, maar ga met elkaar rond het interactieve scherm of planning staan zodat iedereen betrokken kan worden en blijft. 

3. “Geen uur nodig, maar ik plan hem toch-meeting” 
Niets tijdrovender dan bij een meeting aanwezig te zijn die ok binnen een half uur afgerond kan worden. Wees reëel en boek een meeting van een half uur. En houd je aan die 30 minuten, dit dwingt je er toe om snel en efficiënt te vergaderen om tot zaken te komen. 

4. “De roddel meeting” 
Doordat mensen te laat zijn, het vrijdag is of omdat de benodigde apparatuur niet werkt kunnen vergaderingen veranderen in kletspraat-bijeenkomsten. Wat de reden dan ook is, nodig de aanwezigen uit voor een koffie en plan een nieuwe productieve meeting. 

5. “Ik vergader op afstand mee vergadering” 
Het heeft tijd nodig om op afstand productief deel te nemen aan een vergadering. Het gebeurt vaak dat degene die inbelt op de vergadering ook daadwerkelijk op afstand blijft en niet wordt betrokken bij de vergadering. Bepaal van te voren wat jou aandeel binnen deze meeting is en leg zaken voor die je tijdens deze meeting wilt bespreken. Wanneer je SMART Bridgit zou gebruiken kan je jouw scherm en data delen (en andersom) zodat je actief betrokken bent. Met elkaar kan je werken binnen een bepaald bestand zodat iedereen betrokken is bij de meeting. 

Gelukkig beslaat dit type vergaderingen slechts 30% van alle meetings die er plaatsvinden. In feite is de meerderheid van de vergaderingen productief en nuttig!

bron: Bronvermelding: http://nextlevelblog.smarttech.com/

Meer nieuws

NIEUW Neets: Groot in al zijn eenvoud

Nieuw binnen ons assortiment is Neets, een controls ...

verder lezen

It's all yours: ervaar het zelf

Recent hebben we ons experience center een nieuwe lo...

verder lezen

“Het was binnen 30 seconden opgelost”

Jasper Plasman is binnen Allinco VCS Service- en Sup...

verder lezen

Announcement: Allinco VCS geaccrediteerd partner Barco ClickShare

Wij zijn trots, waarom? Wij zijn al jaren geaccredit...

verder lezen