Tips voor efficiënte meetings

Meetings kunnen als een blok aan je been voelen. Ze duren te lang, er worden allerlei zijwegen ingeslagen die er niet toe doen, terwijl jouw to do list explodeert. Als klap op de vuurpijl worden er na afloop van de meeting nog meer acties aan je lijst toegevoegd. Komt je dit bekend voor? Geloof het of niet maar niet alle meetings zijn saai en onnodig. Door een meeting goed voor te bereiden wordt er efficiënter vergaderd en hoeft de meeting niet zo lang te duren.

Tips voor een efficiënte meeting
1. Wijs voor de vergadering een voorzitter aan die de meeting zal leiden en de tijd nauwlettend in de gaten houdt.
2. Maak een overzichtelijke agenda waarvoor deelnemers indien nodig zaken voor voorbereiden.
3. Schakel mobile devices vóór de vergadering uit om onnodig storen te voorkomen.
4. Beperk het aantal deelnemers, 4 tot maximaal 7 participanten.
5. Gebruik exacte tijden om de meeting te starten en te eindigen. Men is geneigd eerder op tijd te komen wanneer een meeting start om 9.23 uur en afgelopen is om 9.55 uur.
6. Voorkom onnodige meetings, indien een update per email kan worden gedaan, gebruik deze vorm van communicatie dan.
7. Zijn er geen presentatiemiddelen of papieren tijdens de meeting nodig? Plan de meeting dan in de vorm van een wandeling of een koffieafspraak in een café.
8. Beperk de tijd van de meeting, men is meer gefocust tijdens een korte meeting dan dat er extra tijd voor eventuele uitloop wordt ingepland.
9. Gebruik de laatste 10 minuten van de bijeenkomst om de resultaten van de meeting kort samen te vatten en om er verzekerd van te zijn dat voor iedereen de verwachte acties duidelijk zijn.

bron: www.entrepeneur.com

Meer nieuws

Experience center under construction

De vakantieperiode is gestart, dit is voor ons een m...

verder lezen

Samenwerking met The Agile Coach Company

In Agile organisaties zijn transparantie, visualisat...

verder lezen

Ideale conferenceroom

Hoe ziet jouw ideale conferenceroom eruit?Wij levere...

verder lezen

Meeting rooms of Huddle rooms, hoe manage je ze?

Wat is de bezettingsgraad en hoe voorkom je tijdverl...

verder lezen