Conferencecall? Wat voor type gebruiker ben jij?

Vergaderen is voor ieder bedrijf onvermijdelijk. Om een organisatie gezond te houden moeten er plannen worden gemaakt, beslissingen worden genomen en de gemaakte plannen worden uitgevoerd. Vanzelfsprekend hoeft dit niet met elkaar op dezelfde plaats te zijn, een conference meeting is minstens zo productief of zelfs productiever.

Er zijn drie soorten conferencecallers te onderscheiden:

  • Grootgebruikers
  • Specialisten
  • Dagelijkse gebruikers

Grootgebruikers
Uit onderzoek blijkt dat men gemiddeld 62 vergaderingen per maand heeft, dit is 3 per dag. 1/3 van je tijd wordt dus besteed aan meetings.
Heb je wel eens het gevoel van de ene meeting naar de andere meeting te rennen? Weet je alle inbelnummers en toegangs-codes uit je hoofd? Bestaat je weekplanner vooral uit geblokte delen in verband met geplande meetings?
Indien je (vrijwel) alle vragen met ja kunt beantwoorden, dan mag je jezelf als grootgebruiker bestempelen.
Je bent meer in meetings dan daarbuiten, je bent veelal e-mail aan het checken tijdens een meeting en aan het multi-tasken gedurende de meeting. Je hebt een tool nodig die ervoor zorgt dat je niet crasht.
Herkenbaar? Niet? Dan ben je wellicht een specialist.

Specialisten
Tegenwoordig kan bijna iedereen direct vanuit zijn device hosten, een webcast geven, files transporteren, whiteboarden, remote toegang tot desktop geven óf krijgen. Daarnaast beschikt men over een groeiende lijst van gespecialiseerde functies om op afstand samen te werken.
Deze geavanceerde tools worden veelal gebruikt door:

  • IT afdeling
  • Klantenservice
  • Trainers
  • Product marketeers
  • Account managers

Als specialisten moet je over specifieke tools beschikken, die aanpasbaar zijn. En zal je, in tegenstelling tot de meeste gebruikers, training nodig hebben, om sneltoetsen en trucjes te leren zodat je alles uit je conferencetools kunt halen. Herken je jezelf nog steeds niet? Dan val je, zoals de meeste anderen onder de dagelijkse gebruiker.

Dagelijkse gebruikers
Terwijl samenwerkingstools complexer worden, heeft het merendeel van de bedrijven geen lange wensenlijst als het gaat om de tool die ze willen gebruiken. Bij een dagelijkse gebruiker bestempel je de conferencetool als slecht wanneer de geluidskwaliteit niet goed is. Je wilt een programma waarmee je snel en eenvoudig met klanten en medewerkers in contact kunt komen.
Als dagelijkse gebruiker val je over de ervaring in zijn geheel en niet over specifieke kenmerken. Je wilt een tool die “gewoon” werkt.
In feite valt de overgrote meerderheid van de zakelijke gebruikers onder de derde categorie. Toch voldoen de meeste tools aan de wensen van de “Specialist”.

Wat betekent dit? 
Als bedrijf betaal je vaak voor geavanceerde tools die je niet gebruikt. Ook betaal je voor webcertificaten die niet worden gebruikt. Wanneer het personeel zich moet verdiepen in de geavanceerde tool, haakt men af en kiest dan vaak zelf voor een minder veilige, maar makkelijker te gebruiken programma.
Het blijkt dat bedrijven vaak kiezen voor conferencing tools die op alle afdelingen te gebruiken zijn. Maar een samenwerkingstool is geen “one-size-fits-all”.

Voorkom onnodige kosten
Door als bedrijf rekening te houden met het type gebruikers op de werkvloer zal de samenwerking toenemen en het aantal support aanvragen afnemen. Een win-win-situate.

Samen werken aan samenwerken. Dat is waar het bij ons om draait.
Wij leveren diverse tools voor een optimale samenwerking, wij adviseren graag welke type tool het beste past bij een grootgebruiker, specialist en de dagelijkse gebruiker.

 

 

bron: https://loopup.com/blog/2017/05/identifying-your-conference-call-user-type/

Meer nieuws

Ideale conferenceroom

Hoe ziet jouw ideale conferenceroom eruit?Wij levere...

verder lezen

Meeting rooms of Huddle rooms, hoe manage je ze?

Wat is de bezettingsgraad en hoe voorkom je tijdverl...

verder lezen

Nureva voor de ingenieurs van de toekomst

TU Delft zocht naar een digitale samenwerkingsoploss...

verder lezen

ISE DE AV & ICT BEURS VAN HET JAAR

Eén maal per jaar vindt in de Amsterdam RAI d...

verder lezen